一、山东建筑工程学院组织沿革简介
山东建筑工程学院始建于1956年，办学近50年来，作为山东省重要的建筑类人才培养基地，为经济和社会发展培养了数以万计的建筑技术和管理人才。学校现已发展成为一所以工科专业为主，以土木建筑类学科为特色，工、理、管、文、法、农等学科协调发展的多科型大学。
1998年10月，山东省机械工业学校并入山东建筑工程学院；2001年7月，山东省建筑工程学校和山东省地质学校同时并入山东建筑工程学院。目前学校拥有两个校区，占地3000余亩，现有教职工2035人，其中教师1100人。具有副高以上职称人员627人，博士、硕士占专任教师总数的52.1%。学校聘有6名中国工程院院士，现有硕士生导师102人，博士生导师6人，拥有国家百千万工程入选者1人，享受国务院政府特殊津贴专家8人，省级拔尖人才5人，省级中青年学术骨干21人。学校现有10个二级学院、4个系、1个部，设有44个本科专业，涉及工学、商学、人文科学、理学、社会科学、农学6大学科门类18个一级学科。学校拥有硕士学位授权点31个，涉及工学、文学和管理学三个学科门类，建有2个省级重点学科和2个省级重点实验室。全日制在校生21000余人，学校的办学规模不断扩大，办学水平不断提高，办学实力不断增强，已由一所单一型小规模院校发展成为一所高水平多科型大学。
二、档案全宗情况简介
（一）档案工作概况
1991年，学校在综合档案室基础上设置档案科，为院长办公室下属科室，编制为正科级。档案科现配备三名专职档案人员，均为大专以上学历，其中副高2人，中级1人。
为了进一步加强学校档案工作，提高档案管理水平，建立高效快捷的档案管理体系，学校自1989年即成立了由校长任主任、各职能部门和各院系负责人为成员的档案管理委员会，负责指导、管理和监督全校的档案工作。各职能部门和院（系）、部都设有一至二名兼职档案员，目前专兼职档案人员50人，负责日常工作中形成的文件材料的收集、保管、立卷、归档和移交，档案的网络化管理和信息反馈体制已基本形成。
学校历来十分重视档案管理工作。经过多年的建设和发展，学校的档案工作在硬件水平、管理队伍、工作手段等方面都有了大幅度的提高。1997年，学校被评为第一批科技事业单位档案工作目标管理“省一级档案管理单位”；2003年顺利通过山东省档案局首次全省档案管理考核，并获得“山东省档案管理优秀单位”称号；2004、2005年连续被评为“省一级档案管理先进单位”。
（二）档案的分类与保管
根据集中统一管理档案的原则。学校对在日常工作和教学、科研、生产、基建等形成的各类档案，实行了集中统一管理。档案的分类是根据不同时期，对档案分类要求不同进行的，94年以前形成的档案：按照年度—组织机构—问题的分类方法立卷的。归档的各类档案按永久、长期、短期保管存放。1994年以后，（含1994年），按照国家教委[1993]429号文件《高等学校档案实体分类法》的要求分类。统一将党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像等十一大类档案进行分类，（分类编号模式见下图）归档的种类档案，按分类法保管存放。
分类编号模式：
档案档号= 年度号 + （某类）档案分类号 + 档案号 ，其模式如下：
2 0 X X – DQ 00 – 1- n
案卷号
档案二级类目代号 分类号
档案一极类目代号
年度号
注：DQ指党群一级类目代号。
（三）、档案库房与设备
学校领导对档案工作十分重视，切实把解决档案工作中的硬件、技术等问题作为工作重点之一来抓。学校每年都将档案工作计划和经费预算列入学校年度工作计划和经费预算。学校档案科用房总面积为 186 平方米，按档案科办公室、档案阅览室、档案库房“三分开”的原则设置用房，其中档案库房面积为146 平方米。库房内安装了十七列、103立方米密集架，另有档案橱 218节。
目前，专职档案人员每人配备一台计算机，并购买和安装了目录级档案管理软件；拨专款为档案科购置了防磁柜、复印机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机、调卷车、灭火器，档案柜等。为了更好地改善库房条件，在学校经费紧缺的情况下，为档案库房配备了除湿机、两部空调机和温湿度计，良好的硬件设施，为提高我校的档案管理水平、延长档案寿命，创造了有利的条件。
（四）、档案工作的业务建设
为保证文件材料的及时归档，我们早在1998年建立 “网络制”的同时，就建立了文件材料归档制度，把文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入了负责档案工作的领导和兼职档案员的职责范围。文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入了单位设计、科研、基建、设备管理等各项工作程序，在工作一开始，由兼职档案员负责本部门各项活动中形成的科技文件材料的收集、积累、整理、立卷归档工作，定期向档案科移交，经档案科人员验收合格后进行编目、保管。目前，档案管理制度健全，归档率达100%，准确率100%。归档文件完整准确，有完备的交接手续。学校档案分类编号方案科学，案卷质量合格率每次检查均达到100%。
（五）、档案检索工具与索引
由于我校已有近50年的历史，档案史料较为丰富，为学校各项建设、评估等工作提供了大量翔实的档案资料，档案科已成为我校的信息档案中心。检索工具和手段不断健全，目前学校检索工具有两大类：一、文本检索工具有《1956年-2004年案卷目录》、《1956年-2004年全引目录》、《学校档案利用效果登记》、《学校档案统计台帐》、《山东程学院管理文件选编1-3册》、《学校招生专题目录》、《学校干部任免专题目录》、《学校分配专题目录》、《学校审计工作专题目录》、《新校区基本建设项目专题目录》；二、电子检索工具有档案管理软件汇集了1996年-2004年案卷和全引目录以及案卷内容摘要，2000年至2005年电子文件库和基础数据库，基本满足了利用者的需要。
三、全宗内档案内容与成分介绍
山东建筑工程学院的全部档案作为一个独立全宗，包括合校前的全部档案，室藏总数为 7082 卷。其中1994年以前的档案2123卷，其中永久639卷；长期256卷；短期1228卷。1994年（含1994年）以后的党群类、行政类、教学类、科研类、外事类、基建类、产品类、设备类、出版类、财会类、声像类档案共十一大类。其中党群类157卷；行政类 399卷；教学类 690卷；科研类84 卷；外事类 52 卷；基建类 282卷; 设备类 82卷； 产品类30 卷；出版类266卷；财会类2847卷；声像类70 卷。这些档案真实地反映了我校建校近五十年来的历史面貌，是学校的宝贵财富。各类档案的内容与成分，简要概述如下：
（一）DQ 党群类
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。基主要内容有：
1、党务综合
上级党组织有关党的建设的文件；学校领导分工的文件材料；校党代会文件材料；党委会议记录、纪要；党委工作计划、总结；学校更名和学校领导任命的批文；以党委的名义给上级的请示报告及上级的批复；以党委名义下发的决议、规定、通报、通知等；党委大事记；工作简报；党总支、支部人员奖励有关材料；党群系统启用印章的文件和印模；保密工作文件；成立领导小组等的有关材料。
2、纪检
上级有关纪检工作的文件材料；本校纪委工作规章制度、通知、实施意见；工作计划总结、调查材料及统计报表；党员处分、复查材料。
3、组织
上级有关组织工作的文件；本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料；本校组织机构设置、变动报告及决定批复；落实政策的有关材料；科以上干部任免、调动；副处以上干部名册；党员名册；吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料；发展新党员、预备党员转正名册；评选先进党支部、优秀党员材料。
4、宣传教育
上级有关宣传工作的文件；本校宣传工作计划、总结、决定
报告、通知和工作简报；本校政治理论学习的决定、计划、通知；反映本校重大活动的剪报、图表；《山东建筑工程学院院落报》。
5、统战
上级有关统战工作的文件；本校统战工作的材料；本校统战工作计划、总结、决定、报告、通知；统战工作统计报表；本校人员当选各级人大代表、政协委员用推荐、审批材料；台、港、澳和任务工作文件；各民主党派成员和负责人名单。
6、工会
上级有关工会工作的文件；工会工作计划、总结、决定、报告、通知、统计；双代会有关文件材料；表彰工会先进集体、个人的材料、名单及处分会员的有关材料；工会工作规章制度及工会活动；工会委员会会议记录，纪要；基层干部名册、调整部门工会委员会批复；会员名册；妇女工作材料；赈灾募捐材料；本校计划生育文件及领取独生子女证名单。
7、团委
上级有关团的文件；本校团代会、学生会有关文件材料；团委的组织机构成立、团干部任免决定、批复；团干部、团员名单；团委工作计划、总结、决定、报告、通知、统计；表彰和奖励先进集体、个人的材料；处分团员材料及复查材料；团的重要活动、理论学习、学生社团等有关材料；社会调查、社会实践计划、总结及有关材料。
（二）XZ行政
主要包括行政职能部门(教务、科研、基建、产品、设备、外事、财务、出版等部门除外)工作中形成的文件材料。
1、行政综合
上级有关高校行政管理的综合性文件;全校性的规章制度;学校工作计划、总结;校长办公会议记录、纪要;校领导在会上的重要讲话;学校发展规划、计划及上级批复;学校评估材料;新校区建设;学年报表及综合统计材料;启用印章的文件及印模;本校历史沿革、情况介绍、大事记；校庆、校友会材料；领导小组、各种行政性委员会。
2、人事
上级机关有关人事工作的文件；本校人事工作的规章制度、工作计划、报告、总结；本校机构设置与变化、编制规划、计划报告及上级批复；行政和各教研室正副主任任免通知；表彰种类先进个人（集体）的通知及申报材料；教职工处分、复查和撤消处分的材料；拔尖人才；教师资格认定；年度考核材料；竞聘上岗；人事统计报表；教职工名册；教职工调资、评定、聘任专业技术职称名册及上级批复；教职工转正、定级、校内调动、录用、调入（出）、离退休等材料。
3、监察、审计
上级有关监察、审计工作的文件；本校监察、审计工作方面的规章制度；监察、审计工作计划、总结、调查报告及统计年报；工程、全同、社会、财务、决算审计材料。
4、武装、保卫
上级有关公安保卫工作的文件；本校保卫工作方面的规章制度、工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表。消防、安全保卫、综合治理材料；学生军训材料。
5、后勤
上级有关后勤工作的文件；本校后勤工作规章制度、工作计划、报告、调查材料；房屋、水、电、暖管理；爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知；车辆、电话管理的有关文件材料；伙食、招待所、教室管理、校园绿化工作的材料；规划材料；征用土地材料；协议书。
6、档案、图书
上级有关档案、图书的文件；档案、图书规章制度、工作计划、报告、总结材料；档案、图书概况、发展规划、统计年报；档案移交目录清册；档案评估材料、本校档案全宗介绍。
（三）JX 教学档案
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。一级类目是JX，二级类目分为三个：12是本科、专科统招生；13是成人教育；14是研究生
XXXX---JX XX XX XX – 1-n
案卷号
教学三级类目名称序号
教学三级目录代号 分类号
教学二级目录代号
教学一级目录代号
年度号
1、综合
上级下达的有关教学工作的文件材料;本校教学改革、培养目标等方面的规章制度；教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料；统计报表；联合办学材料；学生运动会材料。
2、学科与实验室建设
上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料；学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料；重点学科、专业、实验室建设计划、总结材料；学科、专业、实验室建设统计报表。
3、招生
上级有关招生工作的文件材料；招生计划、规定、生源计划；新生录取材料及新生名单；委培、代培、自费生计划、合同及名单招生宣传、招生工作总结；研究生人学试题及指导教师名册。
4、学籍管理
新生人学登记表；学生学籍表及成绩表；学生学籍变更材料（开级、留级、休学、复学、转学、退学）；学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）；学生处分材料
5、课堂教学与教学实践
学校各专业教学计划、教学大纲、课程建设要求及安排；教学实习、生产实习计划；社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
6、学位
上级有关学位工作文件材料；本校学位评定条例、办法及计划、总结；学位委员会会议记录、决定；学位委员会授予各层次学位清册；本科生优秀学土学位论文；博士、硕士研究生学位论文及评审材料
7、毕业生
上级有关毕业分配的文件材料；毕业生工作计划、简报、总结；毕业生供需统计、计划、合同；毕业生正式分配方案及调配派遣名册；毕业证、派遣证存根及领取签收册；毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料；肄业材料。
（四）KY 科研类档案
主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
1、科研综合
科研行政、计划、成果、经费管理文件材料；申报基金及有关批复；学术报告会材料；全院性的科研报表。
2、科研项目
科研项目按课题设
（五）CP 生产与科技开发类
主要包括产品生产、科技开发管理及过程中形成的文件材料。
1、产品综合
上级关于产品生产、科技开发和校办产业工作中的文件；本校产品生产与科技开发的请示、报告、批复；年度工作计划、总结、统计报表等。
2、产品项目
按产品、科技开发项目设置。
（六）JJ基建类
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
1、基建综合
上级有关基建工作的文件材料；统计报表；基建工程财务预、决算；工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录；事故处理报告。
2、基建项目
按基建工程项目设置
（七）SB 设备档案
主要包括仪器设备管理工作和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改选、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
1、设备综合
上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作的文件；本校仪器、设备管理的规章制度；仪器、设备购置计划、报告；移交清册及报废、调拨报告和批复。
2、设备项目
按设备种类和型号设置
（八）CB 出版类
主要包括出版工作中管理和出版活动过程中形成的文件材料。
1、出版综合
上级有关出版编辑工作的文件；有关出版工作的请示、报告、批复、规章制度、统计报表。
2、学报
《山东建筑工程学院学报》
（九）WS 外事类
主要包括外事工作管理和外事活动过程中形成的文件材料
1、外事综合
上级关于外事工作的文件材料；学校外事工作规章制度、计划、总结、统计报表；学校与国外学校、专家签订的合同，协议书、聘任书。
2、出国
上级对出国（境）人员的有关文件材料 ；出国（境）人员考察、访问的请示、批复 的材料；出国（境）进修、留学取得学位及研究成果材料等。
3、来校
上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件；外国各界人士来校参观访问的文件材料。
（十）CK 财会类
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
1、财会综合
上级有关财务会计工作的文件材料；本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件材料；年度教育事业拨款文件、教育事业收支预、决算报表；会计档案移交、保管、销毁清册。
2、会计报表
预、决算报表（含基建综合决算））；年度以上各种统计报表。
3、会计帐簿
总帐、日记账、明细帐等。
4、会计凭证
各种原始凭证；记账凭证；银行存款、对账单、债权、债务凭证等。
5、工资清册
工资发放清册、工资转移证明、通知存根。
（十一）SX 声像类
主要包括
1、照片
2、录音带
3、录像带
4、光盘
