各学院党委、校直有关部门：
学校第三次党代会即将召开，为了确保党代会文件材料收集完整准确，按照《山东建筑大学重大活动档案管理办法》的有关要求，现就做好我校第三次党代会文件材料收集归档工作通知如下：
一、归档范围
本次党代会直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的记录材料（参见附件）。
1. 会前准备阶段：计划、方案、请示、批复、规定、通知等；活动（会议）日程、通信录等。
2. 会议进行阶段：领导讲话、代表发言材料、会议文集、画册等；活动中签订的合同、协定、协议书等；相关的活动记录（含重要的座谈会）、纪要等。
3. 会议结束阶段：大会总结，结论性材料；媒体对党代会的相关报道；党代会的照片、录音、录像等声像材料刻成光盘归档。
二、归档要求
1. 各二级学院党委、校直有关部门，大会秘书组、组织组、宣传组、会务组应明确职责，确定专人认真做好本次党代会各种载体文件材料（包括纸质文件材料、照片、音像材料、电子文件等）的收集整理和归档工作，确保相关文件材料的齐全完整。
2. 纸质文件与电子文件一并移交。
3. 大会形成的照片、录音、录像等刻成光盘，一式二份，一并移交 。
三、归档时间
请会议秘书组、组织组、宣传组、会务组及相关部门在2018年10月30日前，将需归档的档案材料及目录移交至档案馆。 档案馆 2018年10月9日
