各院（部），校直各部门：
为了做好2012年度部门档案立卷归档工作，确保各类档案及时、完整、准确归档，档案馆对各部门2012年度在学校各项工作中形成的各类档案进行集中立卷接收。希望各部门对今年的立卷归档工作高度重视，加强领导，统筹安排，认真负责，按照《高等学校档案管理办法》的要求，严把归档质量关。现将有关事项通知如下：
一、立卷归档要求
（一）部门分管负责人应严格把关，按期完成立卷归档工作。认真审核归档内容，重要文件材料须有相应的标识，例如加盖单位印章、领导人或经办人签字等，确保归档材料齐全、完整、有效。
（二）学校统一编号制发的公文，由拟稿单位到档案馆领取后，与有关附件一并整理立卷归档。上级来文、来函直接发至部门的，要求部门向档案馆移交归档。
（三）档案馆应及时做好部门立卷的指导与检查工作，对立卷量大、业务性强的部门要采取提前介入、重点指导的方法，确保归档质量和水平不断提高。
（四）立卷归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不得归档。立卷表格统一下载。移交档案的“卷内文件目录”应使用激光打印机打印，以保证档案信息的长久保存。
（五）各类纸质文件都应同时归档电子版即要求双归档，电子文件归档应采用光盘，每盘附电子文件卷内目录（用Excel表格制作），并输出一份纸质目录与光盘一并移交。
二、立卷归档范围
(一）归档范围应按照学校颁布的《山东建筑大学部门文件材料归档范围》执行。
（二）凡2012年1 月1日至12月31日期间，学校在党政管理、教学管理与实践（研究生、本、专科生、成人与继续教育）、科学研究（科研管理、科研项目）、对外合作与交流、基本建设、资产与设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发等各项活动中形成的具有保存价值的文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的文件材料均应立卷归档。
（三）文件材料归档范围，是指该部门在其职能活动的全过程中直接形成的具有保存价值的文字、电子、图表、声像、实物等不同载体的材料，均属学校档案。
(四) 立卷归档的文件材料包括纸质文件材料与相应的电子文档，例如照片、光盘等。尤其是反映学校重大活动的各类电子公文，应与纸质文字材料同时归档。
（五）各院（部），校直各部门在其职能活动和教学科研活动中获得的各种奖状、证书、奖牌等均属实物档案，应及时归档。
（六）按照《山东建筑大学重大活动档案管理办法》（鲁建大校字[2012]129号）的要求，学校各类重大活动的主办、承办单位负责重大活动档案的收集、整理、移交工作，确保活动完成后文件材料完整归档。
三、时间安排
（一）领取文件材料时间安排：
各院（部）、校直各部门领取文件材料时间为3月28日至3月29日。
（二）归档时间安排
各院（部）、校直各部门向档案馆归档移交时间为4月11日—4月12日。
移交地点：新校区办公楼WW015房间
联系电话：86367019。
档案馆
二○一三年三月二十五日
