各院（部）:
我校2012届全日制本专科学生学籍档案归档工作即将开始，现将具体要求通知如下:
一、规范归档格式，2012届全日制本专科学生学籍档案一律采用A4版面标准格式。
二、每位学生学籍档案为两页，第一页为学籍登记卡，第二页为学生成绩单（在学籍管理系统中生成并打印）。学籍登记卡页需贴学生一寸彩色照片(毕业生电子注册照片)一张，在是否授予学士学位栏加盖授予学位印章；学生成绩单需加盖成绩考核专用章、本科学生要加盖学位评定委员会印章、授予学位印章。
三、学籍档案要求按班级立卷装盒，每班一盒。盒中内容为：首页“卷内目录”，其后每位学生第一页为学籍登记卡，第二页为学生成绩单,按顺序依次排列，每页右上角用铅笔编写页号，与“卷内目录”页号一致，各类表格上的学生姓名、照片必须准确无误，不得出现错字或别字。表格不装订。所需档案盒请各院（部）按照毕业班数到档案馆领取。
四、毕业生学籍档案是学校永久保存的具有法律效益的文件，必须经教务处审核、用印后，方可立卷归档。请各教学主管部门严格把关，保证归档材料的有效性。
五、“卷内目录”要求统一下载，激光打印。在“全日制教育”后须填写班级名称，如土木081。
六、当年未毕业或未取得学位的学生成绩必须归档，经补考获准毕业或取得学位后由教务员到档案馆将原成绩换回。
学籍档案立卷工作于6月份开始，请各院部教务人员于5月29日至31日到档案馆领取档案盒，届时档案馆工作人员将进行现场业务指导。学籍档案于本学期末移交，望各院部认真做好学籍档案收集、整理、归档，按期完成立卷移交工作，如有疑问，请与档案馆联系。
电话：86367019 联系人：穆乃敏
档案馆
2012年5月28日
