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山东建筑大学教学科研人员因公临时赴港澳申请、办理流程
2019年07月04日 09:12  来源:  作者:  审核人:  浏览:

流程/阶段


内容


时间


准备阶段

 

应邀赴港澳开展学术交流访问或参加学术会议申请人需与访问单位初步联系,沟通出访任务与行程,达成意向收到邀请函等相关材料后告知港澳台办公室,并提出书面申请

根据个人情况,填写山东建筑大学教学科研人员因公临时赴港澳台审批表(附件1/附件2/附件3提交所在单位及相关部门审核盖章,报港澳台办公室提交《审批表》时,同时提交邀请函、日程安排等相关支撑材料(如为外文,需提供格式、内容一致的翻译件)。

 

出访之前50天






校内审核审批阶段

处级以下教学科研人员因公临时赴港澳,《审批表》在港澳台办公室审核通过后,由分管港澳台工作校领导进行审批。

处级以及以上干部因公临时赴港澳,《审批表》在港澳台办公室审核通过后,由分管港澳台工作校领导、校主要领导进行审批。

校级领导因公临时赴港澳,应经过学校党委会批准。

出访前45天






校内公示

港澳公室审核申请材料发布“因公临时赴港澳公示”。公示期为5个工作日。若在出境申请审批过程中报批材料发生变化,则将变化后的出境信息重新公示。

校内审批完成后






准备报批材料

申请人填写:

1.《因公临时出(国)境任务和预算审批意见表》(附件4

2.《因公临时出国(境)人员备案表》(附件5

3.《山东省因公出国、赴港澳任务呈报表》(附件6

4.《日程安排》(附件8

5.《因公出国(境)团组保证书》(附件9

6.《因公赴港澳任务批件信息采集表》(附件10

另外,如团组中有外单位的国家工作人员,需填写《山东省因公出国、赴港澳随团任务呈报表》(附件7)。

以上表格填写完毕后,将表格连同《呈报表》及信息采集表》备注要求所附资料提交给港澳办公室。先将电子版发送至jww@sdjzu.edu.cn邮箱,进行电子版材料审核;审核无误后,通知申请人。

申请人得到通知后,打印《预算审批意见表》,经港澳台办公室及财务处审核盖章后,加盖学校行政章;打印《备案表》并请校党委书记签字、加盖学校党委章;打印《团组保证书》,团长签字后加盖学校行政章;完毕后将上述两份材料纸质版送至BG218房间。

公示通过后






申办任务批件

港澳台办公室专办员根据山东省人民政府港澳事务办公室相关办理规定,登录“山东省因公出入境综合管理系统”,扫描上传报批材料,申办任务批件。

出访前35






上报省委组织部

如申请人为厅级干部,港澳台办将其《因公临时出国(境)人员备案表》上报省委组织部审核备案。


同时






取得任务批件

山东省外办下发任务批件后,港澳台办公室专办员登录“山东省因公出入境综合管理系统”下载批件并彩色打印。

出访前30






申办因公通行证

如申请人需新办《因公往来香港澳门特别行政区通行证》,需自行准备符合要求的“白色背景、小二寸近期免冠彩照”电子版及纸质版,并将电子版发送至jww@sdjzu.edu.cn邮箱。同时提交户口簿个人信息页扫描件。

港澳台办公室专办员登录“山东省因公出入境综合管理系统”下载《证照申请卡》(空卡),将申请人的身份证扫描件、电子版照片、电子签名贴入《证照申请卡》电子档。

专办员将所需材料(证照申请卡、任务批件、备案表、邀请函、日程安排、保证书、户口簿个人信息页、其他补充资料等)扫描、制成PDF文件,上传至“山东省因公出入境综合管理系统”。

申请人携带上述材料原件及3张证件照(要求相纸纸质较好),至山东省人民政府外事办公室制证中心(济南市历下区省府东街红尚坊1号楼,山东省外事服务大厅2楼)现场进行信息确认,办理因公通行证。

取得任务批件后






购买机票

申请人购买往返机票

通行证办理完毕后






赴港澳执行任务

申请人按批件批准时间和路线执行出访任务

港澳期间






返境后

1.将通行证及出入境等信息复印留存,方便下一次出境时查询。

2.向港澳台办公室提交相应的出境信息,由港澳台办公室统一留存备案。

3.返境后7日内将因公通行证交至省外办统一保管,15内向学校港澳港澳办递交总结报告附件11),PDF格式的电子版发送至jww@sdjzu.edu.cn即可。

返境15天内






办理报销手续

填写《山东建筑大学因公临时出国(境)费用报销单》(附件12),并持单据及时到港澳台办公室审核,审核完毕后至财务处报销。

返境后






跟踪评估

港澳台办跟踪落实出访成果、评估效益

后续


 

备注:因公赴港澳地区必须经港澳台办公室向山东省人民政府港澳事务办公室申报、办理批件手续,无批件通过因私渠道赴港澳的,不予进行报销审核。

附:因公临时赴港澳申报批件、办理通行证所需材料明细(省内组团)


因公临时赴港澳申报批件、办理通行证所需材料明细

(省内组团)

 

一、向省外办申报批件所需电子材料:

  1. 山东省因公出国、赴港澳任务呈报表

  2. 山东省因公出国、赴港澳随团任务呈报表(如团组中有外单位国家工作人员需提供)

  3. 经费预算审批表

  4. 邀请函(如邀请函为英文,需附格式、内容完全一致的翻译件)

  5. 日程安排(参加会议人员还需提供带有大会官网网址的官方详细日程官方日程如为英文,需附翻译件

  6. 身份证 复印件或电子扫描件

  7. 邀请方提供的论文成果录用通知参加会议人员须提供如通知为英文,需附翻译件

  8. 会议录取论文摘要(中外文)(参加会议人员须提供)

  9. 上级部门批复(特殊团组需提供,如培训团组需国家外专局的任务批件或培训审核件)

  10. 其他补充说明(根据需要提供)

     

    二、向省外办申办通行证所需材料:

  11. 证照申请卡(申请人需提供身份证扫描件、2寸白底电子照片、电子签名)

    注:申请卡由专办员下载制作

  12. 赴港批件(彩色打印扫描版)—专办员下载打印

  13. 因公临时出国(境)人员备案表

  14. 邀请函(及翻译件)

  15. 日程安排(含会议日程)

  16. 团组保证书(纸质,需团长签名)

  17. 申请人户口本个人信息页 复印件或扫描件

     

    三、申办通行证现场确认所需纸质材料:

1.证照申请卡(原件)—彩色打印

2.赴港批件(原件)

3.因公临时出国(境)人员备案表(原件)

4.邀请函(及翻译件)

5.日程安排(含会议日程)

6.因公出国(境)团组保证书(原件)

7.2寸白底照片(与电子照一致,携带2-3张备用),需现场本人裁切

 

四、现场确认地址:山东省人民政府外事办公室(千佛山西路28-1号)

抵达后先裁切照片,再到证照申请窗口排队。

温馨提示:1.回境后7日内上交通行证至省外办,15日内上报出访报告。出访报告需团长签名后,扫描为PDF文档。将PDF电子版发送至港澳台办公室指定邮箱即可。

2.上交通行证前,请复印(或扫描)通行证个人信息页、出入境签注盖章页留存,以备财务报销!

 

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