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关于做好2018年档案立卷归档工作的通知

信息来源: 作者审核人:    发布日期: 2018-04-14    浏览次数:


各院(部)、校直各部门:

按照学校重点工作安排,档案馆对各院(部)、校直各部门在2017年度形成的各类档案于5月份进行集中立卷接收。要求各单位高度重视,加强领导,统筹安排,认真负责,单位一把手应严格把关,认真审核归档内容,保质保量地完成2018年档案立卷归档工作。

今年档案立卷归档工作要求:一是强化档案资源规范化建设,强化归档程序和归档材料的规范和完整,提高归档准确率和完整率,做到应归尽归;二是积极开展档案编研利用,要求各院(部)、校直各部门认真整理和挖掘档案资源,对本单位教学、科研、重点学科建设、重大事件等档案进行专题编研和修史建志工作,为学校发展提供高效翔实的档案信息;三是及时做好重大活动、重点建设项目、审计、纪检档案的归档立卷工作。

一、归档范围

凡2017年1 月1日至12月31日期间,学校在各项活动中形成的具有保存价值的文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的文件材料均应按照党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、人物、实物、重大活动等十三类立卷归档。具体内容按照《山东建筑大学部门文件材料归档范围》执行。
 校直各部门文件材料归档范围,包括该部门在其职能活动的全过程中直接形成的具有保存价值的文字、电子、图表、声像、实物等不同载体的材料。
   各院(部)文件材料归档范围,包括学籍学位档案、毕业照、学院承办的重大学术活动、院史材料等。

 按照《山东建筑大学重大活动档案管理办法》的要求,学校各类重大活动的主办、承办单位负责重大活动档案的收集、整理、移交工作,确保活动完成后文件材料完整归档。

二、归档管理及要求

(一)纸质档案归档要求:1.重要文件材料须有相应的标识,例如加盖单位印章、部门负责人或经办人签字等,确保归档材料齐全、完整、有效;2.学校文,由拟稿单位到档案馆领取后,与有关批复、附件一并整理立卷归档。上级来文、来函直接发至部门的,要求部门向档案馆移交归档;3. 立卷归档的文件材料必须是原件,复印件原则上不得归档。

(二)电子档案归档要求:归档电子文件内容名称必须标注清晰完整,文本文件一般采用DOC、WPS等格式,图像文件一般采用JPEG等格式,移交时刻录光盘一式两份。

(三)学位档案的归档管理:研究生处、教务处、继续教育学院为学籍学位档案主管部门,负责学位文件材料的统一制发和立卷归档的统一布置与验收;各院部教学办公室、团总支为学籍学位档案的二级管理单位。负责学位档案形成整理和向学校档案馆移交。

(四)按照校院两级档案管理的办法各院(部)的综合档案管理工作由学院(部)办公室负责;院部留存的试卷毕业设计等教学过程材料保管期限应不少于五年。要求各学院合理利用档案馆教学院部库房资源,由专人负责每学年集中向档案馆移交;学院应切实加强档案的安全科学保管工作,及时消除各种隐患。

(五)档案馆应及时做好部门立卷的调研与督导工作,对立卷量大、业务性强的部门要提前介入、重点指导,着力解决归档工作中的难点问题,确保归档质量和水平不断提高。

三、时间安排

归档时间统一要求为:校直各部门在5月11日前归档;各院(部)学位档案在9月底前归档;科研类档案在项目完成后两个月内归档;基建类档案在项目完成后三个月内归档;学校重大活动档案主办、承办单位应当在活动结束之日30日内归档。下发到各部门上级文件及与外单位签发的合同也一并归档。

移交地点:艺术教学楼档案馆128房间

联系电话:86367019 86361688

联系人: 穆乃敏

                                                                                                     档案馆

                                                                                               2018年4月13日